Praxisorganisation mit medflex
Der Tag in einer Internisten-Praxis
Über 250.000 Ärzte, Behandler und Patienten in Deutschland nutzen bereits medflex. Wie lässt sich die Praxisorganisation mit medflex optimieren? Folgen Sie uns in den Arbeitsalltag einer Internisten-Praxis mit medflex und lassen Sie sich inspirieren!
✔️ Mit garantiert überraschenden Hacks für Ihren Arbeitsalltag
✔️ Mit Textvorschlägen für Ihre AB-Ansage und Ihre Praxis-Webseite als Gratis-Download
✔️ Tipps von 8-18 Uhr für die Praxisorganisation von Kolleg:innen für Sie
✔️ Fakten, Daten, Zahlen: So steigern Sie Effizienz, Mitarbeiterzufriedenheit & binden Patient:innen
Top organisiert von 8 bis 18 Uhr:
Morgens um 8 Uhr in Niedersachsen: So stressfrei ist der Praxisalltag mit medflex
8-11 Uhr: MFA beantwortet das Telefon
Telefonzeit – aber nur 3 Stunden/Tag*
Von Montag bis Freitag zwischen 8 und 11 Uhr können Patient:innen die Praxis anrufen. Die MFA beantwortet in dieser Zeit hauptsächlich Anrufe. Danach erfolgt die Patientenkommunikation nur noch asynchron per medflex Messenger – die Webseite der Praxis fungiert als Zentrale für alle Online-Anfragen.
Vor allem Akutpatient:innen und ältere Menschen nutzen die Telefonsprechzeit. Genauso gefragt für alle Anliegen ist ab 11 Uhr der Messenger.
*Die Praxis aus diesem Beispiel bietet an bestimmten Tagen auch 5 Stunden Telefonzeit an: Mo, Di, Do von 15-17 Uhr zusätzlich.
Praxis-Hack #1
Ab 11 Uhr läuft der Anrufbeantworter!
Richtig gelesen: Die Praxis schaltet ab 11 Uhr jeden Tag konsequent den AB ein und das Telefonklingeln ab.
Die AB-Ansage informiert Patient:innen über Telefonzeiten von 8–11 Uhr – und darüber, dass Patient:innen die Praxis nach 11 Uhr jederzeit über den medflex Messenger erreichen, den sie auf der Praxis-Webseite finden.
Sie haben keine Praxis-Webseite? Dann ist die kostenlose medflex Kontaktseite die ideale Alternative für schnelle Online-Erreichbarkeit.
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🔝Vorteile von eingeschränkten Telefonzeiten für Praxisorga und MFA
✔︎ Eine aktuelle medflex Umfrage zeigt: 75 % der MFA stören sich am klingelnden Telefon → dieser Stressfaktor entfällt ab 11 Uhr
✔︎ Das Praxisteam bekommt 5 Stunden mehr Fokuszeit → steigert die Mitarbeiterzufriedenheit
✔︎ Die Praxis bleibt für nicht digital-affine Patient:innen (z.B. ältere Menschen) dennoch gut telefonisch erreichbar von 8-11 Uhr.
✔︎ Bessere Erreichbarkeit: 81% der Patient:innen, deren Praxen medflex nutzen, bestätigen eine insgesamt bessere Erreichbarkeit auch ohne Telefon, denn Besetztzeichen und Warteschleife entfallen.
11 – 18 Uhr: Anfragen über medflex, so geht's!
MFA kommuniziert via medflex
Um 11 Uhr beginnt die MFA ihre Arbeit über medflex, sortiert und bearbeitet selbstständig folgende Anfragen, die über medflex kommen:
- Terminanfragen
- Rezeptanfragen
- Befundanfragen
- Überweisungen
...mit dem Patientenanfrage-Management-Modul laufen all diese Anfragen von der Praxiswebseite digital in einen übersichtlichen Anfrageeingang in medflex – bereits sortiert nach dem Anfragegrund.
Praxis-Hack #2 für die Praxis-Organisation
MFA sortiert Anfragen in Ruhe vor: Automatische Übergabe an Arzt
Die MFA sortiert alle Anfragen in medflex ab 11 Uhr in Ruhe vor. 👍 Vorteil mit medflex: Bearbeitete Patientenanfragen erhalten in medflex automatisch den Status „erledigt“. Das sind in unserer Praxis ca. 95 % aller Anfragen an einem Tag.
💡Die MFA kann ohne ständige Unterbrechungen stressfreier arbeiten.
💡 Der Arzt hat keine zusätzliche Arbeit mit medflex, da seine Mitarbeiter die Anfragen weitgehend selbst abarbeiten.
✔︎ Sie als Arzt antworten auf die verbleibenden Anfragen, wenn Zeit ist – und nicht immer ad hoc, wenn der Patient gerade am Telefon ist.
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14:40 – 15 Uhr (...und immer wieder zwischendurch, wenn Zeit ist)
Die Vorteile von medflex für Ärzt:innen: Selbstbestimmter arbeiten
Der Arzt beantwortet jetzt Befundanfragen und medizinische Rückfragen, die über medflex gekommen sind, per Chat. Da die MFA den Großteil der Anfragen über medflex allein beantworten konnte, bleiben für ihn nur noch ca. 5% aller Anfragen. Diese beantwortet er bequem und gebündelt in medflex per Messenger, wenn Zeit ist. Bei Bedarf versieht er die Befunde mit einer Sprachnachricht.
Insgesamt spart sich unser Arzt so ca. 45 Minuten Telefonzeit und er kann flexibel antworten, wenn er sich die Zeit nehmen kann. Von der Praxis und auch von zu Hause aus.
15-18 Uhr: Patient:innen holen Folgerezepte ab
Sie können gezielt abrechnen
Die MFA hat Patient:innen über medflex eine kurze Nachricht geschickt, dass sie am Nachmittag ihre Folgerezepte abholen können. Das geht mit medflex sekundenschnell dank vorgefertigter Textbausteine.
Vorteile für Ihre Praxisorganisation:
- Patient:innen stehen nicht den ganzen Tag unangemeldet mit Rezeptwünschen am Empfang → dies ist laut medflex Umfrage der zweitgröße Stressfaktor von MFA.
- Sie rechnen die Chronikerpauschale GOP03220 und ggf. den Zuschlag 03221 ab, wenn Sie noch persönlichen Kontakt zum Patienten beim Abholen des Rezepts haben.
- Bei eingeschränkten Abholzeiten der Rezepte können Sie besser steuern, zu welchem Patienten Sie noch persönlichen Kontakt möchten/brauchen.
- Oder Sie rechnen nach EBM 01430 Verwaltungskomplex ab, wenn kein persönlicher Kontakt stattfindet (Quartal).
Praxis-Hack #3
Folgerezept-Benachrichtigung in 3 Sekunden
Folgerezepte können von Patient:innen bequem digital angefragt werden. Das Praxisteam nutzt einen fertigen medflex Textbaustein und informiert Patient:innen mit einem Klick darüber, dass das Rezept zur Abholung in der Praxis bereitliegt. Diese kommen weniger spontan in die Praxis und müssen nicht am Empfang auf die Ausstellung des Rezepts warten.
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